ในคดีทุกเรื่อง ให้เป็นหน้าที่ของศาลต้องจดแจ้งรายงานการนั่งพิจารณาหรือกระบวน พิจารณาอื่นๆของศาลไว้ทุกครั้ง รายงานนั้นต้องมีรายการต่อไปนี้

(๑) เลขคดี

(๒) ชื่อคู่ความ

(๓) สถานที่ วัน และเวลาที่ศาลนั่งพิจารณาหรือดำเนินกระบวนพิจารณา

(๔) ข้อความโดยย่อเกี่ยวด้วยเรื่องที่กระทำและรายการข้อสำคัญอื่น ๆ

(๕) ลายมือชื่อผู้พิพากษา เมื่อมีกฎหมายบัญญัติไว้หรือเมื่อศาลเห็นเป็นการจำเป็นก็ให้ศาลจดบันทึก (โดยจดรวมไว้ใน รายงานพิสดารหรืออีกส่วนหนึ่งต่างหาก) ซึ่งคำแถลงหรือคำคัดค้านในข้อสำคัญข้อตกลงคำชี้ขาด คำสั่ง หรือการ อื่น ๆหรือกระบวนพิจารณาที่ทำด้วยวาจาตามบทบัญญัติแห่งประมวลกฎหมายนี้

ในส่วนที่เกี่ยวด้วยคำแถลงหรือคำคัดค้านของคู่ความ หรือคำให้การของพยานหรือ ผู้เชี่ยวชาญหรือข้อตกลงในการสละสิทธิของคู่ความนั้น ให้ถือว่ารายงานของศาลเป็นพยานหลักฐานเบื้องต้นได้ ต่อเมื่อศาลได้อ่านให้คู่ความหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องฟังและได้จดลงไว้ซึ่งข้อแก้ไขเพิ่มเติมตามที่ขอร้องหรือที่ชี้แจงใหม่ ทั้งคู่ความหรือบุคคลนั้นๆได้ลงลายมือชื่อไว้เป็นสำคัญ

ถ้าคู่ความฝ่ายใด หรือบุคคลใดจะต้องลงลายมือชื่อในรายงานใดเพื่อแสดงรับรู้ รายงานนั้น หรือจะต้องลงลายมือชื่อในเอกสารใดเพื่อรับรองการอ่านหรือการส่งเอกสารเช่นว่านั้น

(๑) การลงลายมือ พิมพ์นิ้วมือ แกงได หรือเครื่องหมายอย่างอื่นที่ได้ทำต่อหน้าศาลนั้น ไม่จำต้องมี ลายมือชื่อของพยานสองคนรับรอง

(๒) ถ้าคู่ความ หรือบุคคลที่จะต้องลงลายมือชื่อในรายงานดังกล่าวแล้ว ลงลายมือชื่อไม่ได้ หรือไม่ ยอมลงลายมือชื่อ ให้ศาลทำรายงานจดแจ้งเหตุที่ไม่มีลายมือชื่อเช่นนั้นไว้แทนการลงลายมือชื่อ

ให้เป็นหน้าที่ของศาลที่จะปฏิบัติดังนี้

(๑) ลงทะเบียนคดีในสารบบความของศาลตามลำดับที่รับไว้ กล่าวคือ ตามวันและเวลาที่ยื่นหรือ เสนอคำฟ้องเพื่อเริ่มคดีต่อศาล ตามที่บัญญัติไว้ในประมวลกฎหมายนี้

(๒) ลงทะเบียนคำพิพากษา หรือคำสั่งชี้ขาดคดีทั้งหมดของศาลในสารบบคำพิพากษา

(๓) รวบรวมรายงานและเอกสารที่ส่งต่อศาลหรือศาลทำขึ้น กับคำสั่งและคำพิพากษา ของศาล ไว้ในสำนวนความเรื่องนั้น แล้วเก็บรักษาไว้ในที่ปลอดภัย

(๔) คัดสำเนาคำพิพากษาคำสั่งชี้ขาดคดี แล้วเก็บรักษาไว้เรียงตามลำดับและในที่ปลอดภัย

(๕) เก็บรักษาสารบบและสมุดของศาลเช่นสารบบความและสารบบคำพิพากษาไว้ในที่ปลอดภัย การจัดทำสารบบความหรือสารบบคำพิพากษา การรวบรวมเอกสารในสำนวนความ และการเก็บ รักษาสำเนาคำพิพากษาหรือคำสั่งชี้ขาดคดีตามวรรคหนึ่ง (๑) (๒) (๓) (๔) และ

(๕) อาจกระทำในรูปแบบข้อมูล อิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ และให้ถือว่าสิ่งพิมพ์ออกของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวที่รับรองโดยวิธีการที่ศาลกำหนดเป็น สำเนาสารบบความหรือสารบบคำพิพากษา หรือเป็นสำเนาเอกสารในสำนวนความ แล้วแต่กรณี และให้ใช้แทน ต้นฉบับได้ ทั้งนี้ ตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่กำหนดไว้ในข้อกำหนดของประธานศาลฎีกาโดยความเห็นชอบของที่ ประชุมใหญ่ศาลฎีกาและเมื่อข้อกำหนดนั้นประกาศในราชกิจจานุเบกษาแล้วให้ใช้บังคับได้[๓๕]

เมื่อคำพิพากษาหรือคำสั่งอันเป็นเด็ดขาดถึงที่สุดแล้วเรื่องใดได้มีการปฏิบัติตาม หรือ บังคับไปแล้ว หรือระยะเวลาที่กำหนดไว้เพื่อการบังคับนั้นได้ล่วงพ้นไปแล้ว ให้ศาลที่เก็บสำนวนนั้นไว้ จัดส่งสำนวน นั้นไปยังกระทรวงยุติธรรม เพื่อเก็บรักษาไว้หรือจัดการตามกฎกระทรวงว่าด้วยการนั้น

ถ้ารายงาน คำพิพากษา คำสั่งหรือเอกสารอื่นใดที่รวมไว้ในสำนวนความซึ่งยังอยู่ใน ระหว่างพิจารณา หรือรอการบังคับของศาลสูญหายไป หรือบุบสลายทั้งหมดหรือแต่บางส่วน เป็นการขัดข้องต่อการ ชี้ขาดตัดสินหรือบังคับคดีเมื่อศาลเห็นสมควร หรือเมื่อคู่ความฝ่ายที่เกี่ยวข้องยื่นคำขอโดยทำเป็นคำร้อง ให้ศาลสั่ง คู่ความหรือบุคคลผู้ถือเอกสารนั้น นำสำเนาที่รับรองถูกต้องมาส่งต่อศาล ถ้าหากสำเนาเช่นว่านั้นทั้งหมดหรือ บางส่วนหาไม่ได้ ให้ศาลมีคำสั่งให้พิจารณาคดีนั้นใหม่ หรือมีคำสั่งอย่างอื่นตามที่เห็นสมควร เพื่อประโยชน์แห่งความ ยุติธรรม มาตรา ๕๔ คู่ความก็ดี หรือพยานในส่วนที่เกี่ยวกับคำให้การของตนในคดีนั้นก็ดีหรือ บุคคลภายนอกผู้มีส่วนได้เสียโดยชอบหรือมีเหตุผลอันสมควรก็ดี อาจร้องขออนุญาตต่อศาลไม่ว่าเวลาใดในระหว่าง หรือภายหลังการพิจารณาเพื่อตรวจเอกสารทั้งหมดหรือแต่บางฉบับในสำนวนเรื่องนั้น หรือขอคัดสำเนา หรือขอให้ จ่าศาลคัดสำเนาและรับรองแต่ทั้งนี้

(๑) ห้ามมิให้อนุญาตเช่นว่านั้นแก่บุคคลอื่นนอกจากคู่ความหรือพยานในคดีที่พิจารณาโดยไม่ เปิดเผย หรือในคดีที่ศาลได้มีคำสั่งห้ามการตรวจหรือคัดสำเนาเอกสารในสำนวนทั้งหมดหรือบางฉบับเพื่อรักษาความ สงบเรียบร้อยหรือผลประโยชน์ทั่วไปของประชาชน ถึงแม้ผู้ขอจะเป็นคู่ความหรือพยานก็ห้ามมิให้อนุญาตดุจกัน แต่ ทั้งนี้ไม่ตัดสิทธิของคู่ความในการที่จะตรวจหรือคัดสำเนาคำพิพากษาหรือคำสั่งในคดีนั้น หรือในการที่จะขอสำเนาอัน รับรองถูกต้อง

(๒) ห้ามมิให้อนุญาตให้คู่ความคัดถ้อยคำพยานฝ่ายตนจนกว่าจะได้สืบพยานฝ่ายตนเสร็จสิ้นแล้ว เว้นแต่จะมีพฤติการณ์พิเศษที่จะให้อนุญาต เมื่อได้ให้อนุญาตแล้ว การตรวจ หรือการคัดสำเนานั้น ให้ผู้ขอหรือบุคคลซึ่งได้รับการแต่งตั้งจากผู้ ขอโดยชอบเป็นผู้คัดตามเวลาและเงื่อนไขซึ่งจ่าศาลจะได้กำหนดให้เพื่อความสะดวกของศาลหรือเพื่อความปลอดภัย ของเอกสารนั้น ห้ามมิให้คัดสำเนาคำพิพากษาหรือคำสั่ง ก่อนที่ได้อ่านคำพิพากษาหรือคำสั่งนั้นและก่อนที่ได้ ลงทะเบียนในสารบบคำพิพากษา ในกรณีที่ศาลได้ทำคำอธิบายเพิ่มเติมกลัดไว้กับรายงานแห่งคำสั่งหรือคำพิพากษาซึ่งกระทำด้วย วาจาตามบทบัญญัติมาตรา ๑๔๑ คำอธิบายเพิ่มเติมเช่นว่านั้นคู่ความจะขอตรวจหรือขอคัดสำเนา หรือขอสำเนา เสมือนเป็นส่วนหนึ่งแห่งคำสั่งหรือคำพิพากษาก็ได้ สำเนาที่รับรองนั้น ให้จ่าศาลเป็นผู้รับรองโดยเรียกค่าธรรมเนียมตามที่กำหนดไว้ในอัตราท้าย ประมวลกฎหมายนี้ในกรณีที่ผู้ขอตรวจเอกสารหรือขอคัดสำเนาด้วยตนเองไม่ต้องเรียกค่าธรรมเนียม