เมื่อได้รับคำร้องที่ยื่นภายในกำหนดเวลาตามข้อ ๓ แล้ว ให้พนักงานเจ้าหน้าที่ ตรวจสอบคำร้อง ข้อมูล เอกสาร หรือหลักฐานว่าถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ ถ้าถูกต้องครบถ้วนให้ออกใบรับ ตามแบบที่เลขาธิการกำหนดให้แก่ผู้ยื่นคำร้อง แต่หากคำร้องไม่ถูกต้องหรือยังขาดข้อมูล เอกสาร หรือหลักฐานใด ให้แจ้งผู้ยื่นคำร้องทราบทันที ถ้าเป็นกรณีที่สามารถแก้ไขหรือเพิ่มเติมได้ในขณะนั้น ให้แจ้งผู้ยื่นคำร้องดำเนินการแก้ไขเพิ่มเติมหรือส่งข้อมูล เอกสาร หรือหลักฐานให้ถูกต้องครบถ้วน ถ้าเป็นกรณีที่ไม่อาจดำเนินการได้ในขณะนั้น ให้บันทึกความบกพร่องและรายการข้อมูล เอกสาร หรือหลักฐานที่จะต้องยื่นเพิ่มเติม พร้อมทั้งกำหนดระยะเวลาที่ผู้ยื่นคำร้องจะต้องดำเนินการแก้ไข หรือยื่นเพิ่มเติมไว้ในบันทึกดังกล่าวด้วย แล้วแจ้งให้ผู้ยื่นคำร้องทราบ ในกรณีการยื่นคำร้องมิได้กระทำ ด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ให้พนักงานเจ้าหน้าที่และผู้ยื่นคำร้องลงนามในบันทึกนั้นไว้ด้วย และเมื่อได้รับคำร้องที่ถูกต้องครบถ้วนแล้ว ให้ออกใบรับตามแบบที่เลขาธิการกำหนดให้แก่ผู้ยื่นคำร้อง และให้พนักงานเจ้าหน้าที่เร่งดำเนินการตรวจสอบและรวบรวมข้อเท็จจริงเกี่ยวกับผู้เสียหายและ ความเสียหายต่อไปโดยเร็ว ทั้งนี้ หากผู้ยื่นคำร้องไม่แก้ไขเพิ่มเติมคำร้องหรือไม่ส่งข้อมูล เอกสาร หรือหลักฐานให้ถูกต้องครบถ้วนภายในระยะเวลาที่พนักงานเจ้าหน้าที่กำหนด ให้พนักงานเจ้าหน้าที่ พิจารณาข้อเท็จจริงตามเอกสารหรือหลักฐานเท่าที่ปรากฏ